1С-Рарус

г. Йошкар-Ола, ул. Волкова, д. 68

Тел: (8362) 23-24-44

E-mail: info@avtorsoft.ru

Автоматизация электронного документооборота

do2.jpgВ настоящее время электронный документооборот является действенным средством повышения эффективности управления. Автоматизация документооборота становится не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а необходимостью. Классический бумажный документооборот всегда имеет ряд недостатков: медленный поиск нужного документа; сложность контроля исполнения документа и отслеживания движения документа на этапах его жизненного цикла; сложность получения отчета о работе с документами; длительность согласования документов и другие. Внедрение систем электронного документооборота поможет избавиться от недостатков бумажного документооборота и автоматизирует бизнес-процессы, происходящие в организации.

Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • централизованное безопасное хранение документов, обеспечение конфиденциальности документов;
  • оперативная работа с документами любых типов с учетом прав пользователей;
  • коллективная работа пользователей с документами с возможностью рассмотрения, согласования, утверждения, исполнения и контроля исполнения;
  • автоматизированная загрузка документов со сканера, электронной почты и других приложений.
  • регистрация входящих, исходящих внутренних документов согласно ГСДОУ;
  • ведение регистрационно-контрольных карточек, номенклатуры дел, журналов передачи, рассылка и контроль местонахождения документов и т.д.;
  • поддержка и контроль версий документов;
  • атрибутивный и полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов;
  • поддержка процессов обработки документа на всех стадиях жизненного цикла;
  • контроль и анализ исполнительской дисциплины;
  • анализ бизнес-процессов организации;
  • и т.д.

Эффект от внедрения

При внедрении системы электронного документооборота будут достигнуты следующие цели: aksenov_rasporyadilsya_vvesti_sistemu_elektronnogo_dokumentooborota_s_1_yanvarya.jpg

  1. Упорядочение и ускорение работы секретаря – делопроизводителя за счет ведения делопроизводства в специализированной программе.
  2. Сокращение бумажного документооборота за счет:
    • перевода внутренних управляющих документов в электронный вид;
    • использования вместо копий документов с резолюциями, выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы;
    • единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками.
  3. Усиление контроля за исполнением поручений за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ и, как следствие, повышение исполнительской дисциплины.
  4. Рациональное распределение нагрузки на сотрудников и прозрачность их работы за счет анализа выданных заданий и своевременности их исполнения.
  5. Сокращение времени на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов.
  6. Сокращение времени на поиск документов за счет единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям (атрибутов документов) и тексту документов.
  7. Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками, отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документа.
  8. Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве, ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы и уменьшения движения бумажных документов.
  9. Обеспечение безопасности документов за счет исключения несанкционированного доступа.
  10. Снижение материальных затрат на бумагу и оргтехнику за счет сокращения бумажного документооборота.
  11. Снижение временных затрат на обработку документов.
  12. Накопление корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, также быстро обучать новых сотрудников.
  13. Облегчение выполнения требований серии стандартов ISO-9000.

Таким образом, эффект от внедрения системы электронного документооборота состоит из прямого эффекта от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы и рабочее время сотрудников, и косвенный эффект, связанный с улучшением управленческих процессов, как контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и т.д.

Программный продукт 1С:Документооборот 8

Есть вопрос? Звоните (8362) 23-24-44.