1С-Рарус

г. Йошкар-Ола, ул. Волкова, д. 68

Тел: (8362) 23-24-44

E-mail: yola@rarus.ru

При нажатии на кнопку «Отправить» вы даете согласие на обработку персональных данных

Автоматизация электронного документооборота

do2.jpgВ настоящее время электронный документооборот является действенным средством повышения эффективности управления. Автоматизация документооборота становится не просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а необходимостью. Классический бумажный документооборот всегда имеет ряд недостатков: медленный поиск нужного документа; сложность контроля исполнения документа и отслеживания движения документа на этапах его жизненного цикла; сложность получения отчета о работе с документами; длительность согласования документов и другие. Внедрение систем электронного документооборота поможет избавиться от недостатков бумажного документооборота и автоматизирует бизнес-процессы, происходящие в организации.

Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

  • централизованное безопасное хранение документов, обеспечение конфиденциальности документов;
  • оперативная работа с документами любых типов с учетом прав пользователей;
  • коллективная работа пользователей с документами с возможностью рассмотрения, согласования, утверждения, исполнения и контроля исполнения;
  • автоматизированная загрузка документов со сканера, электронной почты и других приложений.
  • регистрация входящих, исходящих внутренних документов согласно ГСДОУ;
  • ведение регистрационно-контрольных карточек, номенклатуры дел, журналов передачи, рассылка и контроль местонахождения документов и т.д.;
  • поддержка и контроль версий документов;
  • атрибутивный и полнотекстовый поиск документов по их содержанию;
  • маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов;
  • поддержка процессов обработки документа на всех стадиях жизненного цикла;
  • контроль и анализ исполнительской дисциплины;
  • анализ бизнес-процессов организации;
  • и т.д.

Эффект от внедрения

При внедрении системы электронного документооборота будут достигнуты следующие цели: aksenov_rasporyadilsya_vvesti_sistemu_elektronnogo_dokumentooborota_s_1_yanvarya.jpg

  1. Упорядочение и ускорение работы секретаря – делопроизводителя за счет ведения делопроизводства в специализированной программе.
  2. Сокращение бумажного документооборота за счет:
    • перевода внутренних управляющих документов в электронный вид;
    • использования вместо копий документов с резолюциями, выдачи заданий в электронном виде с приложением ссылок на электронные документы;
    • единого общедоступного хранилища документов, исключающего необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками.
  3. Усиление контроля за исполнением поручений за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и результатов выполнения работ и, как следствие, повышение исполнительской дисциплины.
  4. Рациональное распределение нагрузки на сотрудников и прозрачность их работы за счет анализа выданных заданий и своевременности их исполнения.
  5. Сокращение времени на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов.
  6. Сокращение времени на поиск документов за счет единого структурированного хранения документов с возможностью поиска по ключевым полям (атрибутов документов) и тексту документов.
  7. Ускорение документооборота за счет автоматического перемещения документов между сотрудниками, отсутствия необходимости физического размножения и перемещения бумажных копий документов, возможности параллельной рассылки документа.
  8. Сокращение потерь документов за счет хранения документов в едином электронном архиве, ведения регистрационных карточек на существующие бумажные документы и уменьшения движения бумажных документов.
  9. Обеспечение безопасности документов за счет исключения несанкционированного доступа.
  10. Снижение материальных затрат на бумагу и оргтехнику за счет сокращения бумажного документооборота.
  11. Снижение временных затрат на обработку документов.
  12. Накопление корпоративных знаний (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, также быстро обучать новых сотрудников.
  13. Облегчение выполнения требований серии стандартов ISO-9000.

Таким образом, эффект от внедрения системы электронного документооборота состоит из прямого эффекта от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы и рабочее время сотрудников, и косвенный эффект, связанный с улучшением управленческих процессов, как контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и т.д.

Программный продукт 1С:Документооборот 8

Есть вопрос? Звоните (8362) 23-24-44