В нашей стране все больше организаций-работодателей переходит на электронный кадровый документооборот (ЭДО). Причем в недалеком будущем переход на кадровый ЭДО станет повсеместным. Рассмотрим, как организовать кадровый электронный документооборот с помощью программы 1С.
Когда переходить на кадровый ЭДО?
Пока сроков и обязательности перехода на кадровый ЭДО законодательством не установлено. На текущий момент в нашей стране проводится эксперимент по ведению работодателями кадровых документов в электронной форме.Эксперимент продлится до 15 ноября 2021 года. После чего поправки законопроекта должны будут закрепиться в ТК РФ.
Как организовать кадровый ЭДО?
- Утвердить перечень документов и структурных подразделений, которые планируется перевести в электронный формат;
-
Не позднее чем за месяц до перехода уведомить каждого работника в письменной форме, в т.ч. о праве работника отказаться от перехода на кадровый ЭДО;
-
Получить от работников письменное согласие на переход;
-
Внести изменения в локальные нормативные акты и другие документы, связанные с работой кадрового ЭДО;
-
Обеспечить сотрудников электронными подписями;
-
Завести личный кабинет работодателя на портале «Работа в России». Легче всего это сделать через данные авторизации с сайта Госуслуг;
-
По такому же принципу авторизовать сотрудников на портале «Работа в России»;
- Доработать информационную систему, в которой предприятие ведет учет;
Настройка кадрового ЭДО в 1С:ЗУП
Чтобы начать работу с кадровым ЭДО, установите галку «Используется интеграция с порталом «Работа в России» (раздел «Настройка» – «Кадровый учет»).
На начальной странице, в Текущих кадровых делах, появится дополнительный раздел «Кадровый ЭДО», в печатных формах ряда документов появится дополнительная команда «Передать на «Работа в России».
Далее следует выполнить настройки электронной подписи в разделе «Администрирование» – «Общие настройки» – «Электронная подпись и шифрование».
После произведенных настроек в печатных формах кадровых документов появится возможность подписать и передать их на портал «Работа в России».
Как это будет выглядеть на деле?
-
Кадровик подписывает документ усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.
-
Документ выгружается из 1С:Зарплаты и управления персоналом 8 на портал «Работа в России».
-
Кадровик, зайдя на портал «Работа в России», обрабатывает загруженные из 1С документы (сгруппирует их в журналы и направит в кабинеты сотрудников).
-
Работник, авторизовавшись в личном кабинете на портале «Работа в России», видит отправленный документ.
После этого в личном кабинете организации кадровик получит информацию об ознакомлении сотрудника с документом.
Схема движения электронного кадрового документа
Кадровый ЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника
Всё же пока документооборот через портал «Работа в России» является односторонним (работодатель может подписать документ и ознакомить с ним сотрудника).
Чтобы сотрудники были полноценными участниками кадрового ЭДО, воспользуйтесь сервисом «1С:Кабинет сотрудника».Для бухгалтеров и кадровиков
-
передача сотрудникам расчетных листков;
-
получение от сотрудников заявлений на отпуск, командировку, уведомлений об отсутствии;
-
передача 2-НДФЛ и других справок.
Для сотрудников
-
получение расчетных листков о выданной заработной плате;
-
упрощенная схема оформления заявлений на отпуск и контроль остатка отпускных дней;
-
передача в бухгалтерию заявлений на отпуск, командировку, уведомлений об отсутствии;
-
получение 2-НДФЛ и других справок;
-
информирование отдела кадров об изменении данных, о новых документах, семейном положении и т. п.
Функции сервиса постоянно расширяются. Так, например, совсем недавно появилась возможность использовать сотрудниками неквалифицированную электронную подпись, делегировать задачи, работать с заявками сотрудников, получать уведомления на электронную почту и многое другое.
Стоимость 1С:Кабинет сотрудника
Стоимость сервиса зависит от количества сотрудников в вашей организации.
Наименование тарифа |
Обычная цена руб./месяц |
При покупке на год руб./месяц |
|
---|---|---|---|
«1С:Кабинет сотрудника 10» полный доступ к сервису для 10 сотрудников |
300 | 280 | |
«1С:Кабинет сотрудника 25» полный доступ к сервису для 25 |
750 | 700 | |
«1С:Кабинет сотрудника 50» полный доступ к сервису для 50 сотрудников |
1 500 | 1 400 | |
«1С:Кабинет сотрудника 100» полный доступ к сервису для 100 сотрудников |
3 000 | 2 800 | |
«1С:Кабинет сотрудника 200» полный доступ к сервису для 200 сотрудников |
5 600 | 5 200 | |
«1С:Кабинет сотрудника 500» полный доступ к сервису для 500 сотрудников |
13 000 | 12 000 |
Вы можете заказать тестовый доступ на 45 дней, чтобы протестировать функции сервиса.