Большинство ошибок при работе с контрагентами возникает в результате спешки, невнимательности, мелкой опечатки и других факторов.
Следуйте нескольким простым советам, и ваша работа с клиентами и поставщиками в 1С станет намного проще.
Дубли контрагентов
Самая распространенная проблема при работе со справочником контрагентов — это дубли.
Например, необходимо срочно выписать документы, а контрагент по поиску не находится (неправильно искал, ранее допустил ошибку и тд.). Создается «вынужденный» дубль, в результате которого дебиторская задолженность «висит» на одной компании, а кредиторская — на другой.
Как избежать создание дублей:
- использовать метод «Ввод по строке», о котором мы расскажем дальше;
- установить правила наименования контрагентов и регулярно проверять их соблюдение;
- прогонять базу через «Тестирование и исправление информационной базы» (Внимание: метод требует соответствующих навыков, обязательно предварительно делать резервную копию);
- использовать специальные обработки для поиска дублей.
Метод ввода по строке
Большинство пользователей для выбора контрагента в документе нажимают на кнопку выпадающего списка «...». Затем нажимают «Показать все» и ищут контрагента в общем списке.
Гораздо удобнее делать это при помощи метода «Ввод по строке»: не нажимая кнопку выпадающего списка, а просто начиная вводить в поле наименование контрагента.
По окончании ввода программа автоматически сформирует список подходящих контрагентов. Если контрагент окажется один, программа автоматически подставит его в редактируемое поле.
Правильное наименование
Путаница с поиском контрагентов часто возникает из-за того, что в базе организовано неудобное наименование контрагентов.
В карточке контрагента есть два поля: «Наименование» и «Полное наименование».
Обычно их заполняют одинаково, к примеру: ООО «Ромашка». Тогда для поиска по строке придется каждый раз набирать ООО пробел кавычка, а потом уже вводить значимые символы.
Гораздо логичнее в поле «Наименование» указывать: Ромашка, ООО,
а в поле «Полное наименование» - ООО «Ромашка».
Также при заведении нового контрагента стоит указывать ИНН и КПП для облегчения дальнейшего поиска.
Автозаполнение реквизитов
Для того, чтобы каждый раз при создании контрагента не вводить вручную все реквизиты, воспользуйтесь автозаполнением карточки через сервис 1С:Контрагент.
Сервис 1С:Контрагент заполнит реквизиты за 5-10 секунд и без ошибок.
Автозаполнение происходит по ИНН или наименованию организации. В последнем случае программа предложит выбрать нужную вам организацию, если найдет несколько компаний с таким именем.
Также сервис позволяет быстро оценить надежность контрагента: покажет сведения из ЕГРЮЛ, бухгалтерскую отчетность, информацию о проверках госорганами и финансовый анализ деятельности.
Для детальной справки о рисках, банкротстве, задолженности, ликвидации и других финансовых показателях можно узнать через сервис 1СПАРК Риски - совместное решение фирм «1С» и Интерфакс.
Стоимость сервисов 1С:Контрагент и 1СПАРК Риски
1С:Контрагент Автоматическое заполнение и проверка реквизитов контрагентов. |
4 800 руб./год | |
1СПАРК Риски Оценка надежности и мониторинг контрагентов в программах 1С. |
3 000 руб./год |
Остались вопросы? Оставьте заявку и мы вас проконсультируем!